想要在最短時間,讓主管看見你,甚至別的部門主管都會注意到,「簡報能力」絕對是力道最強、能見度最高,最快讓大家看見並留下深刻印象的極佳方式。通常若是主管要求交出一份報告,要求以Word檔、Excel檔,自己最好可以再另附一份PowerPoint檔,把報告內容精要成「一張重點」,讓主管可以在最短時間內看懂,那麼自己能很快在同事間脫穎而出。
說故事的能力
Excel檔做出來的統計數字、圖表,不管是長條圖、圓形圖,都只是為了說明一個具體的事實,再用數字加以佐證。所以,主管要看的,絕對不是那些繁雜的數字,他要的是一個「結論」,一個能夠說服他,並有讓他有信心下決策的證據。
因此,把你發現的結論,當成一個故事的結尾,說明這個結尾為何是這樣,證據有哪些,這些證據的統計數字為何,前因後果講清楚,讓數字說話。
故事圖像化
簡報,不是把Word檔所有的字,複製貼到PowerPoint,那不叫簡報,那叫敷衍了事。應該是把這些數字用圖表呈現,圖表也千萬別從Excel貼過來,那些千篇一律的長條圖、曲線圖、圓餅圖,大家都看膩了。花些巧思,讓圖表更「實體化、實物化」。例如:汽水的銷售數字,就可以用飲料杯來呈現;年營業額的預估,就用金錢符號呈現。網路上的圖案很多,讓這份簡報更活潑吧。
頁數多不等於好,結論說在最前面
簡報是給主管看的,在會議室講給大家聽的,一份三、四十頁的簡報一放映出來,大家一看就累,而且主管的時間有限,頁數控制在十頁內最好。這個故事,請先說「結論」,再講原因,當論點有亮梗時,就會引起大家的好奇,若是讓人有疑慮,同樣也會引起別人的好奇,而豎起耳朵仔細聽。先講結論,也避免浪費大家時間。
簡報,就是簡要的報告,能展現自己摘要的能力,抓重點的能力,讓人聽得懂自己要表達的觀點。讓大家看見你。
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